El PUC significa «Plan Único de Cuentas Para Comerciantes», y es una lista sobre la que los profesionales y ayudantes de contabilidad deben basar sus registros contables.
El objetivo del PUC es garantizar que la información contable de diversas empresas comerciales se presente de manera coherente, lo que facilita la comprensión tanto para las entidades de control y vigilancia, como para otras partes terceras, como bancos e inversores.
Las cuentas contables se clasifican en un único plan de cuentas
El UCP clasifica las cuentas contables de diversas maneras; para este objetivo, se presenta la siguiente codificación:
- Clase: El número inicial de cada cuenta.
- Grupo: Se agrupan los dos primeros dígitos.
- Cuenta: Los cuatro primeros dígitos de la cuenta.
- Subcuenta: Los seis primeros números de una subcuenta.
Ejemplo:
1 | Activos | Clase de Cuenta |
11 | Disponible | Grupo |
1110 | Bancos | Cuenta General |
111005 | Bancos Nacionales | Subcuenta |
111005001 | Banco de Bogotá | Cuenta auxiliar de la empresa |
Clase
Como se ha dicho anteriormente, la clase se correlaciona con el número inicial de la cuenta y está formada por nueve componentes, que son los siguientes:
- Activo
- Pasivo
- Patrimonio
- Ingresos
- Gastos
- Costos de venta
- Costos de producción
- Cuentas de orden deudoras
- Cuentas de orden acreedoras
Las cuentas de balance se componen de las tres primeras clases, las cuentas de resultados se componen de las clases 4, 5, 6 y 7, y las cuentas de orden se componen de las clases 8 y 9.
Esta denominación se da a las cuentas de balance, ya que se utilizan para construir el balance, así como a las cuentas de resultados, que se utilizan para generar la cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias.
Consulta de PUC Comercial Por Código
Naturaleza de las Cuentas PUC
En cuanto a la clasificación de las cuentas en un mismo plan contable, cabe destacar que cada clase tiene una naturaleza que siguen prácticamente todas sus cuentas y subcuentas.
- Activo: Débito.
- Pasivo: Crédito.
- Patrimonio: Crédito.
- Ingresos: Crédito.
- Gastos: Débito.
- Costo de ventas: Débito.
- Costo de fabricación: Débito.
- Cuentas de orden deudoras: Crédito.
- Cuentas de orden acreedoras: Débito.
La naturaleza de las cuentas ayuda a la presentación de la ecuación patrimonial de forma lógica al realizar los asientos contables.
Hay ciertas cuentas que no siguen las reglas de su clase, como la depreciación acumulada, que pertenece a la clase de activos pero tiene carácter de débito.
Después de explicar cómo se organizan las cuentas contables en Colombia, es importante señalar que cuando hablamos de la naturaleza de las cuentas, estamos hablando del modelo que ya se ha desarrollado para registrar las actividades en una cuenta contable.
De acuerdo a su naturaleza, esta forma de reporte se documenta de la siguiente manera:
CLASE | TIPO DE CUENTA | NATURALEZA |
1 | Activos | Débito |
2 | Pasivos | Crédito |
3 | Patrimonio o Capital | Crédito |
4 | Ingresos | Crédito |
5 | Gastos | Débito |
6 | Costos de Ventas | Débito |
7 | Costos de Producción | Débito |
8 | Cuentas de Orden deudoras | Crédito |
9 | Cuentas de Orden acreedoras | Débito |
¿Qué ocurre si la cuenta que necesito no existe?
Es habitual que las empresas empleen cuentas que no forman parte del PUC para mantener un mayor grado de orden y control. Estas cuentas se conocen como cuentas auxiliares y se denotan con el número 7. Para entender mejor el concepto, considere el siguiente escenario:
Escenario posible
Una empresa tiene dos cuentas bancarias, una en el banco X y otra en el banco Y. Si todos sus movimientos contables se registran en una sola cuenta, será difícil distinguir qué movimientos pertenecen a qué banco al ejecutar una conciliación bancaria.
La subcuenta que normalmente debe utilizarse para registrar los movimientos bancarios es la 111005, que se denomina Bancos en moneda local, pero la empresa puede añadir un número al final para diferenciar a qué banco pertenece la cuenta, por ejemplo, 1110051 banco X y la cuenta 1110052 banco Y, de este modo será posible diferenciar los movimientos de cada cuenta bancaria con el uso de cuentas auxiliares.
El artículo 7 del Decreto 2650 de 1993 regula la utilización de las cuentas auxiliares.