Los Documentos Contables son la base para llevar un registro las operaciones económicas de una empresa.
Estos sirven como evidencia o prueba de los movimientos financieros y de la contabilidad. Esto puede ser comprobada tanto interna como externamente, y en determinadas situaciones, por la administración fiscal. A continuación encontraras mas información acerca de los Documentos Contables.
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Documentos Contables
Los documentos contables sirven de base para la contabilidad y los registros que deben llevarse, incluyen las transacciones financieras de la empresa y se utilizan para calcular las obligaciones.
Este tipo de documentos no suelen contener tachaduras o enmiendas, por lo que si hay algún daño o borrado, lo más seguro es reconstruirlo o sustituirlo, y cada uno debe archivarse en orden cronológico, según el asiento respectivo en los libros de contabilidad, con cierre por mes, trimestre o año.
Los registros contables se suelen llevar según la fecha de emisión de estos papeles, y cada uno actúa como elemento probatorio. Por eso es fundamental mantenerlos conservados y resguardados; los registros contables deben conservarse durante cinco años en Colombia.
¿Qué características tienen los Documentos Contables?
Los Documentos Contables cuentan con las siguientes características:
- Ser respaldo de las transacciones económicas que realiza la empresa.
- Contribuir en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio.
- Soportar los movimientos de bienes.
- Respaldar información financiera.
- Servir como medida de control interno y externo.
¿Cuáles son los tipos de Documentos Contables?
Los comprobantes internos y externos son los tipos de documentos o comprobantes utilizados en la contabilidad. A continuación te describiremos cada uno de ellos.
1. Documentos Contables Internos
Los documentos contables internos son los que una empresa genera para su propio uso o para presentarlos a un tercero. Algunos ejemplos de documentos contables internos son:
- La factura de venta.
- Recibos de caja.
- Vales.
- Comprobantes de egreso.
- Presupuestos.
- Notas débito.
- Notas crédito.
- Documentos equivalentes.
- Cheques.
2. Documentos Contables Externos
Los Documentos Contables Externos son aquellos que una empresa obtiene de partes externas en el curso de una transacción comercial, e incluyen los siguientes:
- Facturas de compra.
- Recibos de pago.
- Comprobantes de devolución.
- Notas de contabilidad.
- Letras de cambio.
- Desprendibles de consignaciones.
- Cheques.
Algunos documentos contables pueden entrar en ambas categorías, como se puede ver, pero la distinción es que algunos son emitidos por la empresa y otros se obtienen de terceros.
Cuando una empresa compra un producto, obtiene una factura de venta, que se clasifica como documento externo, pero es a partir de este documento que se desarrolla la factura de compra o documento que soporta esta transacción en la contabilidad de la empresa.
